近日，神華集團(tuán)公司通報了2011年度檔案工作考核結(jié)果，公司被評為A級第一名單位暨檔案管理優(yōu)秀單位。為了真實地展現(xiàn)公司檔案室風(fēng)采，讓更多的人了解檔案工作，感受檔案文化，記者走進(jìn)公司檔案室進(jìn)行了實地采訪。
 
數(shù)字化檔案管理
 
公司檔案室的前身可以追溯到1998年，原檔案室是低矮的二層小樓和一排平房的普通建筑。庫房和辦公用房加起來也不足1000平方米�！半S著公司的不斷發(fā)展，檔案逐步增多，原來檔案室的庫房爆滿，空間嚴(yán)重不足，許多新增檔案無處存放，而且房屋的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)也同檔案管理的規(guī)范不相符，檔案安全管理更是沒有保證。”對當(dāng)年檔案室設(shè)施的記憶，檔案室主任劉春科如是說。
 
 在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視下，為滿足由傳統(tǒng)的檔案管向數(shù)字檔案館發(fā)展的建設(shè)需要，2009年，公司在檔案室原址上重新修建檔案樓。2010年9月，檔案室全員搬入新建檔案館開始辦公。新建樓建筑面積7463平方米，庫區(qū)面積設(shè)計4383平方米，庫容量可達(dá)50余萬卷。新樓按照《檔案館建筑規(guī)范》設(shè)計施工，樓內(nèi)建設(shè)了氣體和水噴淋滅火，影像監(jiān)控，庫房溫濕度監(jiān)控，中央空調(diào)，智能門禁，加濕等多套智能化系統(tǒng)，設(shè)置了集中監(jiān)控室，配備了智能化和手動密集架，基本裝備一應(yīng)俱全。
 
 同時建立起了數(shù)字化生產(chǎn)流水線，配置了各式掃描儀、圖紙打印機(jī)、刻錄機(jī)、照相機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬盤盒等設(shè)備，為公司能自主進(jìn)行部分紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工打下了基礎(chǔ)。2002年，公司建立了檔案局域網(wǎng)，配備了網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，實現(xiàn)了檔案檢索目錄的微機(jī)管理，網(wǎng)絡(luò)檢索利用。
 
公司檔案室先后經(jīng)過2006年和2011年兩次大規(guī)模檔案數(shù)字化加工工程的實施，目前已形成目錄數(shù)據(jù)75萬條，原文數(shù)據(jù)3TB。數(shù)字檔案館具有工作效率高、存儲容量大、隨時隨地查閱等優(yōu)點。目前，全公司29個基層檔案室，已有26個啟用了神東數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，建立了檔案檢索目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案信息的集中存儲、網(wǎng)絡(luò)檢索和信息共享。
 
強(qiáng)化檔案隊伍建設(shè)
 
公司檔案室努力打造能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的高素質(zhì)檔案工作隊伍。公司采取內(nèi)培與外培相結(jié)合的方式，堅持抓檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，先后組織檔案管理員到檔案工作先進(jìn)單位對標(biāo)學(xué)習(xí)。2012年2月，公司檔案室組織全體員工集中進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，采取集體專題輔導(dǎo)和個人自學(xué)相結(jié)合的辦法，員工業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)不少于40學(xué)時，月未進(jìn)行檔案專業(yè)知識考試，考試成績按得分的10%納入當(dāng)月員工績效考核，此次集中學(xué)習(xí)考試使員工整體業(yè)務(wù)水平得到進(jìn)一步提升。
 劉春科介紹說：“我們計劃用半年時間培養(yǎng)19名檔案業(yè)務(wù)骨干，掌握檔案管理全方位、全過程工作內(nèi)容，能夠獨立承擔(dān)重大建設(shè)項目檔案管理和驗收應(yīng)檢準(zhǔn)備工作的指導(dǎo)，獨立解決檔案業(yè)務(wù)新問題，應(yīng)對新挑戰(zhàn)�！�

動人的服務(wù)旋律
 
公司檔案室作為礦區(qū)最大的綜合性檔案室，統(tǒng)一管理公司機(jī)關(guān)各部室及中心區(qū)未設(shè)檔案室的單位所形成的檔案資料，承擔(dān)公司檔案保管、利用基地和公司檔案事業(yè)管理的責(zé)任�；鶎哟蟮膯挝蛔栽O(shè)檔案室，負(fù)責(zé)本單位形成檔案的保管利用。公司檔案工作已經(jīng)建成了集中統(tǒng)一及專業(yè)化服務(wù)的管理體制。
 
2010年10月起，公司檔案室成立保管利用組，專門負(fù)責(zé)檔案庫房管理和檔案借閱利用工作，制定了借閱、登記、反饋、回訪的一系列制度，目前借閱利用服務(wù)滿意度反饋保持在100%．
 
單位借閱利用主要集中在證件辦理、工作查考、修史編志等方面。個人借閱利用則主要集中在職稱評定、退休補(bǔ)助金發(fā)放、住房押金退領(lǐng)等方面。
 
根據(jù)借閱需要，公司檔案室對土地證、房產(chǎn)證、安全生產(chǎn)許可證等檔案文件進(jìn)行了專題匯編。對歷年原煤產(chǎn)量、死亡人數(shù)、死亡率等企業(yè)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行了摘抄匯編。
 
檔案室充分發(fā)揮檔案的原始憑證作用，使公司的檔案資料充分發(fā)揮其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。劉春科介紹說：“公司曾利用檔案室保存的檔案，根據(jù)國家有關(guān)技術(shù)改造項目國產(chǎn)設(shè)備投資的40%可以抵減企業(yè)新增所得稅的政策，成功為公司抵減新增所得稅12867萬元�！�

20多年來，公司積累了幾十萬卷檔案資料。公司現(xiàn)有61個全宗檔案，各類檔案約41.89萬卷（件、張、盤），資料6.59萬余冊。其中公司檔案室保管檔案23.76萬卷（件、張、盤），資料2.95萬冊。
 
榮譽(yù)背后的付出
 
2011年公司檔案室被中國煤炭工業(yè)協(xié)會評為檔案管理先進(jìn)集體，神華集團(tuán)2011年度檔案工作考核中，被評為A級第一名單位暨檔案管理優(yōu)秀單位。一系列榮譽(yù)的背后，寫滿員工的辛勤努力與付出。
 

檔案室保管利用科科長高向麗，廣泛收集用戶借閱反饋信息，分析存在問題，努力從客戶角度來看待、分析、研究檔案借閱管理中需要改進(jìn)的地方，改善查詢方法和手段，努力提高查全率和查準(zhǔn)率，為客戶節(jié)省時間。她還編撰重點檔案專題目錄，提供檔案查閱線索，獲得了用戶的滿意�！坝腥苏f過檔案工作很枯燥、很無味、很單調(diào)，工作長了沒前途。但我認(rèn)為，檔案工作能磨煉心志，只要沉下心來，敢于創(chuàng)新，樂于服務(wù)，積極發(fā)揮主動性，在檔案事業(yè)上同樣大有所為”。高向麗一直將這句話作為座右銘自勉。
 
檔案工作大多是基礎(chǔ)性、瑣碎性的工作，在不少人看來繁雜、枯燥。而在平凡的崗位上，檔案室員工始終任勞任怨，兢兢業(yè)業(yè)做好檔案收集、分類、整理等工作。他們堅守平凡崗位，為推動檔案工作科學(xué)化管理與利用水平，做出了不俗的業(yè)績，也把檔案管理工作提升到了新的境界。

來源：神華集團(tuán)新聞中心